Numérisation

Intérêt de la numérisation

La numérisation présente de multiples avantages.Compte tenu de la rentabilité qui en découle, elle s'impose trés rapidement dans une société.
->Elle permet une recherche rapide: en quelques clics vous pouvez visualiser le document recherché sur votre écran,sans quitter votre bureau. Vous ne perdez plus votre temps à faire des recherche. Vous libérez ainsi votre personnel de cette tâche fastidieuse, et de ce fait il reste disponible pour d'autres tâches.
->Vous pouvez faxer ou transmettre (par e-mail) un document numérisé à une autre personne.
->Vous pouvez créer un accés partagé à l'information par le biais de réseaux.
->Vous pouvez imprimer un document numérisé.
->Vous pouvez ajouter des informations au document numérisé.
->Vous débarrassez votre bureau des liasses de papiers qui s'y sont tassées, ainsi que vos locaux professionnels, des nombreux dossiers devenus trop encombrants: vous récupérez ainsi des espaces devenus improductifs.
-> Vous donnez une meilleure image de vos bureaux et de votre entreprise.

En termes de rentabilité, la numérisation des documents représente:
->Un gain de temps pouvant aller jusqu'à 20% du temps de travail dans une société.
->Un gain de place pouvant aller également jusqu'à 10% de la surface des locaux professionnels.

Organisation du travail

La numérisation peut se faire dans les locaux de notre société ou chez le client.
Quelque soit le lieu où le travail est exécuté,l'organisation de travail reste la même:
->les dossiers ou documents sont ouverts individuellement.
->ils sont démunis de leurs agraffes, trombones et de tout autre type d'attachement.
->ils sont rangés dans des cartons provisoires en vue de la saisie par opérateur.
->aprés la numérisation, les dossiers ou documents sont rangés dans leur emballage d'origine ou des cartons similaires si nécessaire, et sont retournés à l'expéditeur.
->à la demande de nos clients, ces dossiers ou documents papiers peuvent être stockés dans un dépôt spécialisé dans la conservation des archives.

Dans le cas où la numérisation se fait dans les locaux du client,celui-ci devra mettre à la disposition de notre société l'espace nécessaire pour:
->le matériel informatique,
->le(s) opérateur(s),
->le rangement des dossiers ouverts prêts pour la numérisattion.

Mode de numérisation

La résolution (précision utilisée par le scanner au moment de la prise d'image )s'échelonne de 75 à 600 dpi .
Notre société préconise une résolution de 300 dpi (qualité standart requise par les imprimeurs).

Les fichiers numériques peuvent être fournis au client en plusieurs formats: TIFF , PDF , GIF, JPEG sous forme de CD-ROM ou DVD.
En transférant les fichiers numériques sur le disque dur, les supports informatiques (CD-ROM ou DVD) assureront la fonction de sauvegarde.

Traitement des documents numérisés

A la fin de la numérisation, ces éléments sont indexés (pour être reconnus par l'ordinateur) et classés selon les critères définis par nos clients (numéro de dossier ou de contrat, date d'ouverture du dossier ou du contrat, type de dossier ou de contrat,....).Ainsi en saisissant une référence, nos clients peuvent retrouver facilement les documents recherchés.

Formats des documents numérisés

Notre société numérise presque tous les formats:
-Formats A3, A4, A8....
-Les documents en noir et blanc avec différents niveaux de gris.
-Les documents en couleurs,images,photos...
-Les microfilms.
-Livres.
-Brochures reliées.

Types de documents numérisés

-Dossiers clients, dossiers patients.
-Factures clients et fournisseurs.
-Bons de commande et de livraison.
-Documents bancaires.
-Contrats.
-Bulletins de paie.
-Documentations.
-Images, photos etc...

Service province

Notre société traite également les demandes de numérisation émanant de province.Dans ce cas le travail de numérisation se fait dans les locaux de notre société.Un service de transport assure l'enlèvement des documents ou archives ainsi que leur retour à l'expéditeur.

Secret professionnel

-Tout le personnel de notre société est astreint au secret professionnel.
-A la demande de nos clients, une attestation de confidentialité peut être délivrée.

Haut de page